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一篇总结所有英文邮件沟通模版
  • 作者:admin
  • 发表时间:2018-10-11 15:41
  • 来源:未知

Step 1. 注册一个“正式”邮箱

在国内,深圳网站建设Email的使用率远不及微信、QQ,很多人第一次使用邮箱也是通过腾讯提供的QQ邮箱服务,这就导致了很多人的Primary Email Address常常是,5738XXX3432@qq.com,更有甚者,有的人的邮箱地址可能是Superxmanbaby@qq.com。

这类“天赋异禀”的邮件地址,很可能会被系统或者教授直接过滤到邮箱垃圾箱。

理想的情况下,你的邮箱地址应该是你的正式姓名,可以根据情况酌情添加句号、连字符、或者下划线,如果可能的话,尽量不要添加数字以及字母。宝安网站制作

举个例子:

wangbiangbiang007@gmail.com就相对不够正式

wang.biangbiang@gmail.com就是相对正式的

​Step 2. 使用专业的字体

大多数邮箱现在支持不同字体以及字号的设置。当你准备发一封专业的邮件时,你需要确定你的邮件字体可以体现出你的专业水准。

对于经验不是十分丰富的同学,小编有以下建议可供参考:

  1. 使用Times New Roman或者Arial字体,避免使用小众字体,比如Comic Sans 或者 Old English。

  2. 选择使用12号字,不要字号过大或者过小。

  3. 尽量避免使用斜体,加粗,或者添加不同颜色,除非你需要强调或需要借此表达特殊含义。

  4. 不要全文使用大写字体,应为这样会让读者觉得你仿佛在大声咆哮。

Step 3. 通过Subject主题栏准确概括邮件内容

Subject主题栏可以帮助读者在短时间内迅速了解邮件内容,所以在主题栏通过关键词来准确的表达邮件内容就显得尤为重要。

  1. 不要使用太宽泛的Subject,收件者并不能从中获取有效信息,很可能会导致错过该邮件。

  2. 不要使用太长的主题栏。太长的工具栏可能并不能在收件者的收件箱中显示完全。深圳网站优化

正确示范:

“Meeting RE: damaged escalator on March 12th” 

Step 4. 使用恰当的敬语

当你书写正式邮件时,你一定需要一个恰当的敬语。一个恰当的敬语最好包涵收件者的称呼。包含收件者的Title(Mr., Mrs, Ms., Dr., etc.)+ Last Name+",".

在收件者名字之前可以添加“Dear”。

  1. 如果你不知道收件者的名字,你可以说“Dear Sir/Madam,” “Dear Sir or Madam,” or “To whom it may concern.”

  2. 最好不要使用“Hello”,“Hi”,“Hey”开头。

正确示范:

“Dear Mr. Wilson, ......"

Step 5. 在第一段进行自我介绍

当你与一个相对陌生的人进行第一次邮件沟通时,你可能需要在邮件的最开始的一直两句话里介绍一下你自己。

正确示范:

"My name is Wang Biangbiang. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on bostonstudents.org."

 

Step 6. 使用书面语言

正式得体的书面语言可以给人留下良好的印象,使用完整的句子以及礼貌的语言能够帮你获得好感。深圳高端网站建设

你要避免使用:

  1. 俚语,

  2. 缩略词,

  3. 表情符号,

  4. 脏话,

  5. 玩笑.

Step 7. 使用恰当的结束语

像开头的敬语一样,你需要添加选择各种得体的结束语在邮件结尾。

正确示范:

  • "Yours sincerely,"

  • "Yours cordially,"

  • "Respectfully,"

  • "Best,"

  • “Your student,"

Step 8. 得体的开头和结尾

邮件的开头 

感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。

在不同的情境下,你可以灵活使用以下开头句。
“Thank you for contacting us.”
“Thank you for your prompt reply.”

“Thank you for getting back to me.” 
“Thank you for providing the requested information.” 
“Thank you for all your assistance.”

“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”

“Thank you raising your concerns. ”
“Thank you for your feedback.” 

邮件的结尾

相对于在邮件开头段表示对对方过去付出的感谢,而在邮件结尾处表示对将来的帮助表示感谢。这往往能让对方在行动时更主动更乐意。 
“Thank you for your kind cooperation.” 
“Thank you for your attention to this matter.”
“Thank you for your understanding.”
“Thank you for your consideration.”
“Thank you again for everything you've done.”